一、登录系统,网址:http://cwc.hdu.edu.cn/,校外需先VPN登录学校网页。
二、申请报销单
填写报销基本信息:选择报销大类,输入项目号、报销人、联系方式、附件张数、摘要、支付方式等。
1.项目号:项目负责人预约(即授权项目预约),可点击上图红框中的小箭头,根据项目代码或名称查找要报销的项目号。
选中项目后点【确定】
2.支付方式:
转工资卡:将款项转给在编员工工资卡
汇款:将款项转给校外单位(或个人)、持有农行或交行卡的本校学生
转其他卡:将款项转给在校人员公务卡
若需冲销项目借款,三种支付方式均可。
3.选择已认证发票:
3.1如有增值税电子发票须先进行“增值税发票查验”
3.2勾选已认证的需要报销的发票,点【确定】
温馨提醒:
报销时,仍需要打印电子发票作为附件。
电子发票当天开出后可能无法认证,请一周后再尝试认证。请不要使用“其他发票”验证。
浙江省电子通用机打发票、深圳南山区的电子发票、财政电子发票这三类无法查验,凭相关网站查验信息和“本人承诺此发票仅报销一次”的说明予以报销。
已认证电子发票需撤销认证的,在查验界面的“查看认证记录”中操作,若已关联预约单号,需先撤销预约单才可撤销电子发票认证。
三、填写费用项
若选择的项目有未核销的借款,填写完报销单基本信息点击【下一步】时,系统会自动列出所有未核销往来款清单,让用户选择是否冲销。
如不冲销借款,直接继续点击【下一步】,出现“有未核销的暂借款,是否继续?”的警告提示,点击【继续】。
1.日常报销,费用项填写
根据报销内容选择相应的报销项填入金额
温馨提醒:
课题项目发生的图书费请填在【版面复印打印费】栏,【办公费】的报刊杂志仅限学院/部处业务运行费中发生的。
【交通费】指杭州市内交通。汽油费、路桥通行停车费仅限科研项目开支;单张出租车票超过200元的,需在发票上注明事由及往返地点,由经费主管部门领导审核签字后方可全额报销,否则限报200元;网约车报销需提供行程单。
【公务接待费】仅限横向科研经费、学院/部处及其他有公务接待预算的经费报销。需附《公务(业务)接待审批表》或《公务(业务)接待登记表》(校内餐厅安排的小额公务简餐合并结算时使用)、公函或邀请函。审批表或登记表需学院(部门)领导签字并盖章。
学院历年结余经费和创收经费、机关部处的业务经费、自有资金性质的经费可开支社会团体会费。个人会员费只能在自有资金性质的经费开支。
电话费发票中的违约金一律不予报销,报销期限计算以发票右下角备注的“计费月份”或“账单期间”为准;纵向科研经费报销项目组成员的通信费、网络费,需提供计划书或任务书中的项目组成员名单。
发票内容含有“预付”字样或税率标明“不征税”的发票不得报销。
根据浙江省政府采购目录及学校采购管理办法规定,印刷费、本单位组织的会议/培训费、审计费等应走政府采购审批流程。
2.差旅费报销,费用项填写
填写出差事由、出差人工号/学号、姓名、职称(务)、出差人类别、地区、出差行程、出发日期、返回日期、天数、人数、是否领取出差补贴、领取补贴时交通方式和公杂补贴领取方式,并根据发票类别加总填写交通、住宿等金额。
温馨提醒:
报销外请人员差旅费,工号/学号不用填;出差人员类别不同的,请按教工、学生、外请人员分别填写出差行程。
公杂补贴类型分为据实报销和包干使用,两者选其一,若选择包干使用,请不要把据实的发票金额填上去。
参加会议、培训发生的会议费、培训费需与交通、住宿一起预约差旅费,金额填在“其他”栏。
需要领取出差补贴的,若无住宿发票,补贴金额无法自动跳出,可在住宿费金额栏填写任意金额(如0.1)。
无住宿发票或城市间交通票据等,请预约时在“特殊情况说明”栏中写明,并注意下方的“温馨提示”。
报销需附《出差审批单》,审批日期应早于出差日期。
3.暂借款报销,费用项填写
温馨提醒:
学校实施公务卡结算方式后,不再办理现金借款业务,特殊情况借款转工资卡的,须注明借款金额测算依据并经分管校领导审批。
仅本校在册教职工可作为借款人,非本校教职工、临时工、学生不得借款。
冲账和借款的经费性质需要保持一致,即国库、自有资金经费项目的借款,核销时要分别从国库、自有资金经费开支。经费开支渠道不一致的借款不予核销。因此借款时应准确选择经费项目类型。
填写支付信息
1.工资卡方式
2.汇款方式
【户名】可为单位,也可为个人。
3、其他卡方式
限校内人员,需输工号后再选卡类型。
若为冲销借款的,且报销金额与借款金额一致,此步骤跳过将直接进入预约时间界面。
五、选择校区并预约时间
六、打印预约报销单:
若电子发票通过左边的“增值税发票查验”验证,预约报销单会显示电子发票 “已认证”;若使用“其他发票”验证,预约单将显示电子发票“未认证”,老师需先“撤销预约单”,再到“增值税发票查验——认证记录”找到对应发票进行“撤销认证”,再重新用左边的“增值税发票查验”进行验证后预约报销。